ビジネスフォン導入前のチェックポイント

業務の効率化を図るためにも、大切な連絡ツールとなるビジネスフォンは必要不可欠です。
ビジネスフォンの設置工事を行う前に、下記のポイントを確認しておいてください。

電話機の台数

会社によって必要な台数は異なるのですが、社員の人数と会議室の数を目安に台数を揃えるのが一般的です。例えば、部署内に会議室が1つで5人の社員が在籍している場合には、6台のビジネスフォンを導入すると良いです。「注文台数が足りなかった…」というミスを防ぐためにも、オフィス内のレイアウトがある場合には、必要な箇所に印をつけて確認するようにしましょう。導入後に社員が増員した場合にもビジネスフォンを増設することは可能ですので、そちらも考慮しながらご検討ください。

必要な電話回線数

各ビジネスフォンには収容可能な電話回線数に制限があります。そのため、予め同時にいくつの電話が掛かってくるのかを想定しておく必要があります。一般的には、社員の約3分の1を目安に考えると良いと言われています。トラブルを起こさないため、業務をスムーズに進めるためにも最適な電話回線数を決めてください。

使用目的を明確にする

ビジネスフォンによって備わっている機能は異なります。業務を効率良く進めるためにも、利便性の高い機能を搭載しているビジネスフォンを選ぶようにしてください。スタッフとお客様がどのような会話をしているのかを録音する機能が必要となる場合もありますし、不在時に着信があった際にも長いメッセージが残せる機能が重要な場合もあります。その他にも、ビジネスフォンには様々な機能がございますので、導入前に使用目的を明確にしておくようにしてください。

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